領収書を書くときの8つのポイント
領収書とは、その意味と正しい領収書の書き方・注意点
領収書とは、金銭を受け取った側が確かに受け取ったことを証明するために、支払った相手に発行する書類のことです。領収書を受け取った側は、確かに金銭を支払ったことを証明する書類になります。領収書は受け取った側だけでなく発行する側にも不正を防ぐ効果があり注意して取り扱う必要があります。
- 領収書を受け取る側のメリット
代金を支払ったことの証明になり、間違って支払った代金を再度請求されることを防止できます。 - 領収書を発行する側のメリット
代金を受け取ったことの証明になり、領収書の書き方で代金を受け取った従業員の着服を防止できます。
領収書を書くときの8つのポイント
ビジネスシーンで領収書をもらう機会は多いですが、領収書を作成することは少なく、いざ作成しようとすると戸惑うのではないでしょうか？ 正しい領収書の作成ができないことは、恥ずかしいばかりではなく、場合によっては信用を失うことにもなりかねません。正しい領収書を作成するための8つのポイントについて説明します。
レジの普及でレシートで領収書の代替ができる場合を除き、手書きで領収書を書く場合は複写式の領収書を使用して控えを手元に残します。なお、レジがあっても領収書の発行を依頼される場合があります。この場合は、複写式ではなくても、レシートを手元に置くことで控えにできます。
- 領収書の連番記入
領収書を発行する前に領収書に経営責任者・管理者によって事前に連続した番号を領収書に振っておきます。こうすることで、たとえば外出先で従業員がサービスを提供して代金を受け取ったときに従業員による代金の着服を防止できます。 - 代金支払者の名称
代金支払者の名称を固有名詞で記載します。「上様」と書く、あるいは書かないで渡すことをしてはいけません。名称を間違えることはできないので、名刺ももらうか紙に書いてもらって正しく書くようにします。 - 金額
受け取った金額を記入します。金額の改ざんができないように金額の前には「\」、または「金」を書き、後ろには「※」、「也」、または「－」を書きます。そして、金額を算用数字で書く場合は、3ケタごとに「,」で区切りを入れます。そして数字や文字、記号との間隔は数字の追記ができない程度に詰めて書きます。なお、こうしても、「1」を「7」に、「1」を「4」に、「3」を「8」、「7」を「8」になどの改ざんができる場合があります。漢数字で記入すれば、この改ざんも防止できます。 - 但し書き
受け取った代金の明細を書きます。「品代として」と書くとあいまいなので「食事代」、「書籍代」などもう少し具体的に書きます。 - 日付
代金を受け取った日付を記載します。 - 印紙
5万円以上を受け取ると印紙を貼らねばなりません。受け取った金額によって印紙の額が変わり、金額に応じた額の印紙を貼る必要があります。5万円以上100万円未満の場合は200円です。また、印紙を貼れば印紙に必ず印鑑で消印をしなければなりません。なお、印鑑がない場合は署名で構いません。 - 領収書発行者名称・住所と押印
領収書発行者住所・名称を記載します。一般的には住所・社名の入ったゴム印や印刷に社印を押印します。 - 内訳
本体価格と消費税を記載します。内訳を記載しないと消費税込みで5万円をこえると印紙が必要です。しかし、内訳に消費税を分けて書くと、本体価格が5万円をこえないので印紙は必要なくなります。